讓別人對你的聯絡資訊更有印象　設定電子郵件的簽名檔 @ FeBull

讓別人對你的聯絡資訊更有印象　設定電子郵件的簽名檔內容由 PC Office 提供

作者：詹國廷 jeffchan@uuu.com.tw　

每天都在使用的Outlook與收發電子郵件，每次寫信或是回信，在結尾處，總是需要自己再打一次名字，大家會不會覺得有點麻煩？也許你曾經收到同事或是客戶的電子郵件裡會加上固定的簽名檔，有的會包含頭銜、電話、地址、公司網址等等聯絡資訊，有的甚至使用了個人化圖片來增加他人的印象，所以善用電子郵件的簽名在業務的聯絡上確實是有不少加分的效果喔。

其實日常使用的Outlook就可以讓我們自己設計自己的簽名檔，設定好了以後就可以在每次編寫電子郵件時自動加入簽名了。

在E-mail裡善用簽名檔，可以讓別人對你的聯絡資訊更有印象。

建立文字簽名檔

一個好的簽名應該包含有你的個人資訊，許多行銷人員會將自己的業務與聯絡資訊包含在簽名裡，讓客戶及業務夥伴可以很容易的聯繫到他們。所以簽名檔也可以包含行銷訊息，有的人還會加上喜歡的語錄或是公司的標語等，增加電子郵件的特色，不過建議這些資訊儘量能簡短一些。

1.執行Outlook功能表裡的「工具」→「選項」後，在「選項」視窗中按下「郵件格式」索引標籤，接著，再按下「建立簽名」鈕。

2.按下「新增」按鈕，把預設的「未命名」改成你想要的簽名名稱，再按「下一步」進入文字簽名編輯視窗。

3.這裡就可以輸入個人的資訊與聯絡方式等文字，完成文字的簽名檔設定，這裡可以設定簽名的字型、段落，讓你更改字型顏色、大小或是對齊的方式。

4.完成所又設定後，就可以在郵件格式裡選擇剛剛設定的簽名檔用來當作「新郵件的簽名」與「回覆與轉寄訊息的簽名」了。

建立圖片簽名檔

不知道大家有沒有看過別人的電子郵件簽名檔，除了一般的文字以外還有加上圖片的方式，像是加入公司的Logo或是個人的圖片等等，把簽名檔變得更活潑而且讓人印象深刻。若是你想要在之前建立好的文字簽名檔加入圖片的話，其實不必重新製作一個全新的簽名，只要使用之前建立好的檔案當作範本即可。

1.在「新增」一個簽名檔後，勾選「使用這個現有簽名當作範本」項目，選擇先前建立好的文字簽名檔，按「下一步」繼續。

2.接著，按下「進階編輯」項目。

3.此時會出現一個警告視窗，告知你會啟動另一個軟體來編輯這個簽名，其實這裡會啟動Word來編輯，所以請按下「是」。

4.進入Word編輯視窗後，你就可以運用Word的「插入」→「圖片」功能，來插入個人的圖片或公司的Logo。

建立多個簽名檔因應不同用途

當你在回覆或轉寄郵件時，也可以使用與編輯新郵件時不一樣的簽名。在新郵件中，可能需要使用比較正式的簽名，不過有時候在回覆郵件時，就可以用文字檔的簽名，比較簡潔一些。

1.為了讓你因應不同的用途來套用簽名檔，Outlook提供了「新郵件的簽名」與「回覆與轉寄訊息的簽名」兩種簽名檔的讓你設定、選用。