事半功倍的「樣式」、「格式」功能 @ FeBull

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事半功倍的「樣式」、「格式」功能 輕鬆製作手冊的目錄
作者／楊珠慧 duanmuzhi@gmail.com

一般人最怕上司對文件中的字型格式的要求，如：主管交待一份報告要及時完成，花了一個小時做好，卻又對報告中的字型、格式等設定有意見，雖不至於要求美化，但標題、內文的外觀要依公司規定來設定。此時，事先建立好一套公司專用的「樣式」，只要將整篇文章先打好，再一段一段的套用樣式，便能很快的調整好整份文件的格式。對工作會有很大的幫助，在行政工作上達到事半功倍的效果。

先設定文件中所需的各種樣式，除了能減少工作時一一設定、修改格式的時間外，製作「目錄」時，也能讓Word自動抓取標題，快速完成目錄。

樣式與格式

在Word裡的許多動作，都會根據我們事前設定的樣式來自動完成的，例如：利用樣式「標題１」、「標題２」的文字段落做為「目錄」；利用「索引１」、「索引２」等樣式做為「索引」，而Word本身也提供了許多樣式，讓我們因應使用需求來選取，並自行設定樣式。

1.依序點選功能表中的「格式」→「樣式與格式」項目後，開啟「樣式與格式」工作視窗。

2.你可以看到畫面中只有內文、標題1、標題2、標題3…等四種樣式可供選用，我們可以在工作視窗下方的「顯示」欄位，選擇「所有樣式」，即會出現Word提供的所有樣式。

3.按一下「新樣式」按鈕，在「新樣式」工作視窗的「樣式名稱」輸入「大標」，「樣式類型」設定為段落，並可以更改格式，如「字型」、「字體大小」、「字型樣式」及「對齊方式」等，並記得勾選「自動更新」選項。

4.完成設定後，當你在Word裡想要使用設定好的樣式時，只要將游標放在文件的段落中，在「格式」工具列中的「樣式」中，點選適當的樣式，游標所在的段落，即可套用樣式。

自動完成手冊目錄

由於一本書（文件）的目錄，多半會是書（文件）的第一頁，因此，Word文件的第一頁應該是空白頁，以便放置目錄的文字。另外，會放在目錄的文字內容，也多半是文件中的「標題」，所以，我們在編排文件時就應該直接把所有的標題都套用「樣式」，如剛才所設定的「大標」，或是Word本身提供的「標題１」、「標題２」、「標題３」來自動完成目錄內容。

1.將游標停留在文件的第一頁，依序點選功能表中的「插入」→「參照」→「索引及目錄」項目。

2.在「索引及目錄」工作視窗中，選擇「目錄」的標籤，若您的樣式是使用Word提供的「標題１」～「標題3」，只要按下「確定」鈕，即可獲得一份完整的目錄。

3.如果您已設定專屬的標題樣式，您會發現「預覽列印」的欄位中沒有要用來製作目錄的樣式，必須按下「選項」鈕，即會出現所有的樣式。本範例中已事前設定欲作成目錄的樣式（「大標」、「中標」及「小標」），在「目錄選項」視窗中，只要設定樣式在目錄中的階層順序，再按下「確定」鈕，就會自動產生完整的目錄了。

目錄的修改

目錄其實是一個功能變數，當目錄製作完成，一旦文件內容有稍作變動，如更改標題文字或頁數，可以利用【更改目錄】的功能稍做修正，不需要大費周章重新製作。